Отсутствие регламента управления выплатами позволяло недобросовестным сотрудникам «Делфи-Трейд» договариваться с поставщиками об «откатах». После того как процедура управления денежными потоками была детально описана, предприятие не только избавилось от регулярно возникавших кассовых разрывов, но и значительно сократило расходы на приобретаемые материалы и услуги.

Финансовая служба в компании «Делфи-Трейд», специализирующейся на продаже строительного оборудования, проектных и строительно-монтажных работах, до 2007 года, по сути, отсутствовала. После реорганизации компании, когда в марте 2007 года четыре «дочки», входившие в холдинг «Делфи-Трейд», были объединены в одно юридическое лицо, отношение собственников к управлению финансами, отчетности и контролю над денежными потоками кардинально поменялось. Особое внимание было уделено контролю над платежами.

До реорганизации, когда единого контроля над платежами не существовало, процветали «откатные» схемы. Сегодня подобные риски практически сведены к нулю. А любое несоблюдение согласованного и утвержденного плана платежей сулит нарушителям (руководителям отделов) массу проблем. Например, если руководитель отдела снабжения обнаруживает, что он не укладывается в отведенные суммы, ему придется проходить непростую процедуру согласования выплат сверх плана и доказывать обоснованность расходов.

Такая схема позволяет не только значительно снизить расходы компании, но и частично защищает от кассовых разрывов, львиная доля которых в «Делфи-Трейд» была связана с внеплановыми затратами.

Комментирует
Екатерина Кузнецова,
заместитель генерального директора
по финансовым вопросам компании «Делфи-Трейд»

Регламент о процедурах исполнения платежного календаря (извлечение)

1. Назначение документа

Регламент о процедурах исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Основные условия

2.1. Сотрудники компании формируют заявки на платеж при получении:

• счета от контрагента;
• любого другого документа, на основании которого будет осуществляться списание денежных средств.

2.2. Реестр платежей должен быть сформирован к 18.00 дня, предшествующего дате оплаты.

2.3. В случае если в процессе оформления документов бухгалтер сталкивается с необходимостью замены счета либо при возникновении любых непредвиденных ситуаций при проведении платежей, сотрудник обязан сообщить об этом руководителю финансового департамента компании.

Комментарий

Неправильно выставленные счета – распространенный случай. При возникновении ситуаций, не регламентированных данным документом, сотрудник обязан уведомить об этом финансового директора.

3. Составление реестра платежей

3.1. Формирование сотрудниками заявок на платеж

3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

Комментарий

Менеджеры отдела закупок могут формировать заявки на платеж сразу же после получения документов от контрагентов. Эти заявки согласовываются с коммерческим директором и казначеем компании, но последнее слово всегда остается за финансовым директором, который может отклонить заявку или перенести сроки ее оплаты.

3.1.2. В обязанности сотрудника входит:

• проверка соответствия выставленного счета договору, плану платежей и т.д. При необходимости он уточняет данную информацию у контрагента либо коммерческого директора;
• проверка того, не был ли требуемый платеж уже произведен ранее. В случае необходимости связывается с контрагентом и уточняет информацию о поставках и оплатах;
• передача счета, распоряжения или иных документов с указанием номеров утвержденных заявок и фактически оплачиваемых сумм по ним коммерческому директору для дальнейшего согласования.

3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18.00, минимум за два дня до проведения необходимого платежа.

Комментарий

В данном случае подразумеваются сроки, в которые хочет провести платеж его инициатор.

3.2. Проверка заявок на платеж коммерческим директором

3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа.
Коммерческий директор обязан:

• проверить, не был ли счет оплачен ранее, предполагаемые сроки оплаты, сроки поставки. При необходимости уточняет данную информацию в казначействе или бухгалтерии;
• идентифицировать платеж в плане платежей, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;
• сопоставить заявленные сотрудником суммы в счете с расходами по данной статье в утвержденном плане платежей;
• проверить наличие и сумму кредиторской задолженности поставщику, условия поставки и т. д. На основании проведенной проверки оценивает приоритетность заявки, возможность ее утверждения или переноса;
• в которые хочет провести платеж его инициатор. проверить правильность разнесения тех или иных заявок по статьям расходов. В случае необходимости внести корректировки или дать соответствующие указания сотруднику, инициировавшему платеж;
• при отсутствии возражений относительно суммы и сроков оплаты завизировать заявку на платеж, указав дату акцептования, и вернуть ее ответственному сотруднику для дальнейшей передачи в казначейство компании.

Комментарий

При необходимости уточнения деталей платежа коммерческий директор может поручить это менеджеру. Как правило, на это отводится один-два рабочих дня.

3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором не позднее 14.00, за один день до осуществления необходимого платежа.

Комментарий

Все запросы на платеж, переданные в казначейство позже этого срока, не попадают в реестр платежей следующего.

3.3. Согласование внебюджетных платежей руководителем финансового департамента

3.3.1. Руководитель финансового департамента согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения заявок на данные платежи от сотрудников компании.

Комментарий

Все решения по внебюджетным платежам принимаются финансовым директором в течение одного рабочего дня.

3.3.2. В ходе согласования заявок на платеж руководитель финансового директора:

• при необходимости может потребовать обоснования необходимости платежа у коммерческого директора и руководителей профильных отделов;
• принять решение о возможности проведения внебюджетного платежа;
• перенести на следующий день прочие платежи для проведения внебюджетного платежа. При необходимости согласует данное решение с руководителем отдела, инициировавшего платеж, или с генеральным директором компании.

3.4. Порядок формирования реестра платежей на следующий день

3.4.1. Ежедневно сотрудники казначейства проверяют поступившие заявки на платеж и формируют реестр платежей на следующий день на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.

• 1. Общие положения.
• 2. Базовые принципы и понятия.
• 3. Месячный график платежей.
• 4. Дневной график платежей (реестр).
• 5. Проведение платежей (правила и процедура).
• 6. Ответственность.
• 7. Реестр ответственных распорядителей.

Этот документ утверждается внутренним приказом и является обязательным для исполнения всеми подразделениями холдинга.

В заключение хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное - их внедрение в ежедневного практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким.

Процесс управления денежными средствами базируется на детальном и непрерывном прогнозировании денежных потоков, которое должно регулярно сопоставляться с фактическими результатами для того, чтобы проанализировать и повысить точность всего процесса. Только таким образом компания может предвидеть масштабы и время наступления денежных проблем и предпринять усилия для их своевременного разрешения.

Управление финансами предприятия

В условиях современной нестабильности одной из ключевых задач, стоящих перед предприятиями, является недопущение дефицита денежных средств. Решение данной задачи достигается, в первую очередь, посредством грамотного управления денежными потоками.

Модуль "Управление финансами" системы Prestima позволяет организовать на предприятии весь цикл управления финансами предприятия от оперативного планирования движения денежных средств до регистрации всех видов оплаты и контроля выполнения бюджета движения денежных средств (БДДС).

Средствами модуля обеспечивается решение следующих бизнес-задач:

• · Поддержка использования в компании единой методики оперативного финансового планирования , в том числе на предприятиях с территориально-распределенной структурой: единый порядок регистрации заявок на финансирование и поступлений денежных средств; единые процедуры согласования платежей; финансовый план предприятия .
• · Контроль соответствия платежей утвержденному лимиту по статьям БДДС: соотнесение каждого платежа со статьей бюджета; определение допустимых размеров превышения; недопущение сверхлимитных платежей.
• · Формирование платежного календаря, позволяющего оценить ожидаемую платежеспособность компании, максимально эффективно распределить денежные средства предприятия, спрогнозировать "кассовые разрывы" и своевременно принять необходимые управленческие решения; контроль непроведенных и просроченных платежей.
• · Регистрация всех видов оплаты при расчетах с организациями-партнерами: ввод первичных документов по поступлению и выбытию денежных средств, организация передачи данных по движению денежных средств между структурными подразделениями и ответственными за процессы оперативного финансового управления .
• · Организация сбора оперативных данных по движению денежных средств: разработка механизмов сбора данных по факту выполнения поступлений и платежей из различных источников (учетные системы, "Клиент-банк", таблицы Excel и Access); определение алгоритмов обработки полученных данных; формирование единых форм корпоративной отчетности.

Исходя из того, какие задачи необходимо решать, основными бизнес-заказчиками модуля могут выступать менеджеры высшего звена, топ-менеджмент финансово - экономического блока, специалисты финансового отдела и казначейства, руководители подразделений, выполняющих роль центров финансовой ответственности (ЦФО).

Рано или поздно каждая компания сталкивается с необходимостью упорядочивания системы оперативного финансового планирования. Чтобы она была работоспособной, порой достаточно создать подробный регламент. Простые, но трудоемкие операции выгодно автоматизировать.

Проблема времени и денег

У «Л’Этуаль» разветвленная филиальная структура. Центральный офис расположен в Москве, из него осуществляется управление филиалами, находящимися более чем в 50 крупных городах. Исторически сложилось так, что исполнением платежей занималась бухгалтерия корпоративного центра. В ней же велись реестры периодических платежей, собирались первичные документы (накладные, счета и пр.) от всех филиалов. Бухгалтеры в филиалах самостоятельно управляли расчетными счетами и осуществляли платежи на основании имеющихся договоров, счетов, накладных.

При таком подходе возможности оперативно контролировать исполнение платежей у компании не было. Нередко платежи осуществлялись не по мере срочности, определяемой договорными условиями, а по факту поступления документов. Поэтому выплаты, которые можно было отложить, проводились раньше времени, первостепенные же, напротив, задерживались. Разовый платеж филиала превращался в проблему – требовалось согласие центрального офиса на его проведение, для чего приходилось вести электронную переписку. Центр, в свою очередь, для целей контроля запрашивал от филиалов подтверждение факта и даты платежа, а значит, снова приходилось тратить время на переписку и предоставление документов.

Спланировать финансовые потоки было очень сложно. От нескольких десятков филиалов поступали реестры предстоящих платежей в таблицах Excel. Несколько дней уходило только на то, чтобы составить сводный план. Поскольку расчеты с контрагентами велись филиалами самостоятельно, выделить внутригрупповые операции было совсем не просто. К тому же филиалы вводили в учетные системы сведения о контрагентах по своему усмотрению, из-за отсутствия унификации в консолидированных данных появлялось до 20–30 одинаковых контрагентов. Подобное положение дел создавало угрозу платежеспособности компании, ухудшались взаимоотношения с клиентами и поставщиками.

Чтобы избавиться от перечисленных проблем, руководство финансового отдела приняло решение создать детальный регламент планирования. Документ жестко разграничил функции и зоны ответственности всех участников планирования и управления платежами. Согласно регламенту, ответственность за формирование оперативных финансовых планов и исполнение платежей возлагалась на казначейство, входящее в состав финансового департамента. Типовые процедуры оперативного планирования были автоматизированы в модуле «Казначейство» системы «1С: Бухгалтерия 7.7».

Подготовительная работа

В ходе подготовки регламента были описаны финансовая и управленческая струк туры компании 1 . Это позволило в даль нейшем без проблем идентифицировать инициаторов платежей и контролировать исполнение заявок. Кроме того, была раз работана единая классификация затрат и платежей.

Финансовая структурай

В финансовой структуре выделили центры финансовой ответственности (ЦФО), которыми стали функциональные подразделения (департаменты) компании. В пределах своих полномочий они отвечают за доходы и расходы и являются владельцами бюджетов. Они же выступают инициато рами платежей. Управленческая структура состоит из центров финансового учета (ЦФУ) – подразделений, выделенных по местам возникновения доходов и расходов. В компании «Л’Этуаль» это магазины. Таким образом, каждая бизнес-единица является участником и финансовой, и управленческой структуры.

Справка о компании

Первый магазин «Л’Этуаль» открылся в Москве в сентябре 1997 года. На сегодняшний день бизнес представлен несколькими десятками юридических лиц, ведущих свою деятельность практически во всех российских регионах. Более десятка тысяч наименований парфюмерно-косметической продукции реализуются под брендами «Л’Этуаль» и «Сефора» через 500 магазинов, открытых в 120 городах России. В декабре 2006 г. ООО «Алькор и Ко» , владеющее брендами, разместило облигационный займ на сумму 1,5 млрд руб.

Соотношение между ЦФО и ЦФУ мат ричное. Например, IT-департамент отве чает за все расходы, связанные с инфор мационными технологиями для любого магазина компании. С точки зрения финансовой структуры эти расходы принадлежат IT-департаменту (как ЦФО – владельцу бюджета IT-расходов), а с точки зрения финансового учета – магазину, на нужды которого они были произведены.

Классификация платежей

Все платежи было решено распределить по статьям затрат и категориям. Следовательно, требовался единый для всей компании классификатор статей затрат. В его основу лег управленческий план счетов. Статьи делятся на три группы в зависимости от вида деятельности: операционной, инвестиционной или финансовой. Фрагмент разра ботанного классификатора для операционных затрат по статье «Расходы на продажу» приведен в табл. 1 на с. 22. Всего классификатор насчитывает около 100 статей.

Таблица 1 Фрагмент классификатора статей затрат

В зависимости от характера все платежи компании делятся на три категории.

Периодические платежи. Однотипные платежи с заранее оговоренной суммой, например арендные платежи, эксплуатаци онные расходы. Источником информации о периодических платежах служат ранее заключенные договоры.

Разовые платежи. Платежи, имеющие случайный характер, либо сумма которых определяется на основании фактических расходов в текущем периоде, а также авансовые платежи за товар. К ним относятся, к примеру, налоги, оплата обучения персонала, хозяйственных нужд, расходы на рекламу. Выплаты осуществляются на основании счета или заявки инициатора платежа.

Платежи по договорам за ранее купленный товар. Договорные условия с тем или иным поставщиком заложены в складской учетной системе, где каждой поставке товара в момент отражения ее в учетной системе присваивается дата платежа.

Личный опыт
Максим Щибрик

В нашей компании платежи группируются по видам деятельности – операционной, инвести ционной и финансовой. В компании существует единый корпоративный справочник, в котором указаны типовые статьи доходов и расходов по каждой из групп платежей.

Платежи по финансовой деятельности производственных компаний контролируются центральным казначейством. Выплаты по инвестиционной деятельности находятся под жестким контролем финансовых служб управляющей компании и подлежат ежемесячному согласованию. Непосредственное финансирование текущих инвестиционных выплат осуществляется путем зачисления средств на счета инвестиционных компаний по согласованным схемам финансирования от центрального казначейства. Инвестиционные выплаты производятся финансовыми службами отдельных компаний холдинга. Платежи по операционной деятельности проводятся предприятиями группы самостоятельно на основании заявок, акцептованных их финансовыми службами в соответствии с ежемесячными БДДС, защищенными и утвержденными в управляющей компании холдинга.

Центральное казначейство перераспределяет выручку между производственными предприятиями группы с учетом ежедневных потребностей в финансировании операционных, инвестиционных и финансовых выплат, а при необходимости обеспечивает дополнительное фондирование за счет открытых кредитных линий.

Формирование заявок на оплату

Основными документами в системе управления платежами являются заявки на оплату. В зависимости от категории платежей они могут быть внесены несколькими способами.

Рисунок 1 Типовой график платежей

Рисунок 2 Заявка на периодический платеж

Периодические платежи . Для периоди ческих платежей ведется типовой график 2 (рис. 1). Это, по сути, справочник, в котором хранится та же самая информация, что вводится в заявку. Поскольку платежи этой группы повторяются из месяца в месяц, удобно указывать не конкретную дату платежа, а день месяца по счету. Например, по договору аренды одна и та же сумма переводится на счет арендодателя 20-го числа каждого месяца. Следовательно, 20-е число и становится днем соответствующего текущего месяца, на который запланирован платеж (в январе – 20 января 2008 года). Условия по периодическим платежам согласовываются владельцем бюджета на этапе заключения договора с контрагентами.

В конце каждого месяца на основании типового графика формируются заявки на следующий месяц (рис. 2).

Разовые платежи . Инициатор разового платежа готовит заявку в бумажном виде. В ней указываются необходимые реквизиты: плательщик, контрагент, срок платежа, номер счета, по которому осуществляется платеж, ЦФО (владелец бюджета, из которого пойдет платеж), ЦФУ (подразделение, на которое отнесут затраты), статья выплат. Заявка с приложенным счетом подписывается владельцем бюджета и передается в казначейство (представителю казначейства в филиале) не позднее, чем за неделю до предстоящего платежа. Для сокращения объемов документооборота инициатор может представить в финансовый департамент только счет на оплату с указанием всех недостающих данных прямо на счете.

Необходимо разграничить функции и зоны ответственности всех участников планирования и управления платежами

Заявка на разовый платеж (счет), полу ченная казначейством, вводится в учетную систему, в одноименную форму «Заявка на платеж» (рис. 3). Она может быть заполнена как в филиале, так и в центральном офисе для филиала. В последнем случае после ут верждения она автоматически передается в филиал.

Форма «Заявка на платеж» имеет следующие поля, которые заполняются на основании данных, указанных в бумажной заявке или счете:
- «Плательщик»: филиал, который осуществляет платеж;
- «ЦФО»: владелец бюджета, из которого осуществляется платеж;
- «ЦФУ»: подразделение, на которое от носятся затраты;
- «Контрагент» и «Договор в бухгалтерии»: реквизиты, необходимые для выгрузки в систему «Банк-клиент» и разнесения банковской выписки;
- «№ счета»: номер документа – основания платежа (счет, выписанный контрагентом или договор, или накладная);
- «Счет расхода»: счет движения денеж ных средств;
- «Дата оплаты»: срок, до которого необходимо провести платеж;
- «Валюта»;
- «Сумма платежа»;
- «Статус заявки».

При первоначальном вводе заявка получает статус «К рассмотрению», который пока не дает возможности провести оплату по ней. Чтобы заявка была удовлетворена, казначейство должно присвоить ей статус «К оплате». Если у сотрудника казначейства возникают сомнения в правильности платежа или требуются дополнительные согласования (к примеру, источники финансирования лежат вне бюджета), то он может установить заявке статус «Приостановлена» или «Отклонена».

Если платеж осуществляется по одному счету (документу-основанию), но для не скольких подразделений, то заполняется раздел «Расшифровка» – это детализация сведений о ЦФУ, необходимая для целей управленческого учета.

Платежи за ранее купленный товар. Заявки поступают из складской системы учета товарно-материальных ценностей, которая интегрирована с бухгалтерской учетной системой в режиме онлайн. Записи в системе учета ТМЦ формируются на основании на кладных и условий платежей, отраженных в договорах. Все условия согласовываются за благовременно, как и в случае с периодическими платежами, и отражаются в учетной системе как дополнительные реквизиты при внесении каждого из контрагентов. После внесения новой записи заявка на платеж формируется автоматически в течение не скольких часов.

Личный опыт
Виктор Остапенко , руководитель планово экономического управления группы компаний «Евросервис» (Санкт-Петербург)

Регламентом нашей компании установлено, что заявка должна быть подписана всеми ответственными лицами: руководителем «уполномоченного» ЦФО, главным бухгалтером юридического лица, производящего оплату (фирма, являющаяся плательщиком, стороной по договору либо юридическое лицо, с расчетного счета которого перебрасываются средства на счет фирмы-плательщика). В отдельных случаях заявка подписывается финансовым директором продуктовой компании, а иногда также и представителем службы безопасности.

Каждая заявка должна быть документально подтверждена счетом, счетом-фактурой и договором. Подпись бухгалтера доказывает, что ему предоставлены документы, являющиеся основанием для проведения платежа. Подпись руководителя ЦФО свидетельствует, что назначение, получатель и размер платежа проверены и платеж по указанной статье следует осуществить.

Рисунок 3 Заявка на разовый платеж

Рисунок 4 График платежей

Таблица 2 Отчет об исполнении заявки № 05-02502 от 26.07.07

Планирование платежей

С учетом утвержденных заявок, реестров периодических платежей и запросов, поступивших из складской системы, казначейство составляет план платежей на месяц.

Консолидация всех заявок, в том числе и внесенных филиалами, осуществляется с помощью встроенной функции 1С «Управление распределенными базами данных» (полностью переносит данные из одной базы данных в другую). На основании заявок строится отчет «График платежей» (рис. 4) – это один из основных от четов казначейства. Для работы с ним казначейство может использовать настройки: множественный фильтр, который позволяет ограничить вывод данных отдельными показателями, такими как статьи выплат, ЦФО, ЦФУ, контрагенты, а также функцию группировки, которая позволяет отсортировать заявки по статусам, плательщикам, датам, статьям. На основе графика платежей и уточнен ной информации о разовых платежах формируется единый для компании платежный календарь на неделю. Он детализирован по дням, статьям движения денежных средств, а также по ЦФО и ЦФУ.

Платежный календарь утверждается финансовым директором, после чего заявки рассылаются по филиалам, где на их основании формируются платежные поручения.

Личный опыт

Виктор Остапенко , руководитель планово-экономического управления группы компаний «Евросервис» (Санкт-Петербург)

В нашей компании согласованная с ответствен ными лицами заявка передается финансовому менеджеру – инициатору платежа. Он проверяет соответствие заявки утвержденным бюджетам на месяц (по сумме, срокам платежа и статье расходов), ставит на заявке свою резолюцию (с датой), дату платежа. В резолюции финансовый менеджер указывает, соответствует ли заявка утвержденному бюджету. Не соответствующая бюджету заявка подлежит включению в следующий бюджетный период либо, если платеж носит чрезвычайный характер, проходит дополнительное согласование. В этом случае финансовый менеджер может поставить на заявке более позднюю дату платежа. Утвержденная заявка включается финансовым менеджером в реестр платежей на день, назначенный бюджетным комитетом к проведению платежей, и служит основанием для оформления платежных поручений.

Каждый центр финансовой ответственности (про дуктовые компании холдинга) представляет в центральное казначейство реестр платежей на следующий месяц. На базе реестров формируется единый план платежей. Когда платеж включен в этот план, инициатор платежа (сотрудник продуктовой компании, относящийся к конкретному отделу ЦФО, на пример менеджер производственного управления сахарной компании) оформляет заявку на платеж. На основании утвержденных заявок ежедневно формируются реестры платежей на день.

Проведение платежей

Поскольку платежи осуществляются филиалами компании на местах, то после формирования и утверждения платежного календаря происходит рассылка утвержденных заявок по электронной почте. При этом используется встроенный функционал 1С «Управление распределенными базами данных». С его помощью заявки, внесенные централизованно, «выгружаются» в филиалы. У заявок, внесенных в базу филиалами, обновляется статус. В результате филиалы получают набор заявок со статусом «к оплате», на основании которых готовятся платежные поручения.

Практически все платежные поручения, сформированные в «1С», автоматически вы гружаются в систему «Банк-клиент», оставляя возможность ручной корректировки суммы, даты, адресата. Исключение составляют случаи, когда настраивать выгрузку нецелесо образно. Например, для расчетных счетов, по которым платежи редки либо их количество незначительно. Для заявки на крупную сумму порой делается несколько поручений, тогда сумма корректируется вручную.

Владельцы бюджета имеют доступ к заявкам в рамках своего ЦФО, они могут отслеживать изменение статуса заявки, факт ее оплаты в текущем режиме. Пример отчета об исполнении заявки представлен в табл. 2.

Правильность исполнения платежей контролируется при разнесении данных банковской выписки путем сопоставления параметров заявки и фактического платежа. Достаточно выбрать заявку, и все остальные реквизиты – сумма, контрагент, договор – за полняются из заявки автоматически. Это экономит время на разнесение данных из выписки. Если заявка не выбрана, то есть платеж не сопоставлен, либо сумма платежа отличается от суммы заявки, то провести выписку в бухгалтерской учетной системе невозможно.

Личный опыт
Максим Щибрик , вице-президент по финансам и экономике ЗАО «Русская медная компания» (Екатеринбург)

На уровне холдинга инструментом контроля пла тежей служит отчет об исполнении бюджета движения денежных средств, который мы готовим в трех основных формах: платежный календарь поступления денежных средств, платежный календарь плановых выплат, свод поступлений и выплат денежных средств.

Разнесенные выписки передаются фи лиалами в центральную базу. Там они консолидируются в «Отчет об исполнении платежей». Казначейство, используя эту информацию, может проанализировать все выплаты, совершенные компанией.

Выбор варианта автоматизации

Необходимо добавить несколько слов о подходе к автоматизации операций по планированию и проведению платежей, выбранном нашей компанией.

После утверждения единого платежного календаря заявки автоматически рассылаются подразделениям, осуществляющим платежи

Еще на этапе подготовки регламента стало очевидно, что оперативное планирование связано с обработкой большого объема информации. Поэтому одновременно с со зданием регламента оперативного планирования платежей началась автоматизация планирования и управления платежами. Рассматривались два принципиальных варианта: создание в «1С» отдельной базы, в которой будут накапливаться и утверждаться заявки, а также использование существующей единой бухгалтерской базы, дополненной возможностями для планирования платежей (внесение заявок напла теж, консолидация, утверждение заявок, со ставление платежного календаря, рассылка утвержденных результатов по филиалам). Первый вариант позволял гибко и оперативно вносить изменения, не создавая дополнительной нагрузки на существующую бухгалтерскую базу. Второй не требовал обмена информацией и синхронизации данных между двумя базами, что всегда сопряжено с дополнительной нагрузкой на администратора базы и риском потери информации.

Компания пошла «гибридным» путем. Сначала была создана дополнительная база. При этом обеспечивался автоматический обмен данными с бухгалтерской базой. Выплаты осуществлялись в соответствии с графиком платежей, который формировался из дополнительной базы в филиалах в виде отчета. Когда технология сбора, консолидации и утверждения заявок была от работана, эти функции были перенесены в бухгалтерскую базу, а дополнительная база отключена.

Наибольшие трудности возникли при объединении справочника «Контрагенты», данные которого используются в момент со ставления заявки. Справочник заполнялся на местах, поэтому записи разных филиалов часто дублировали друг друга. В процессе доработки функционала, необходимого для работы с заявками, в базу были внесены общие для всей компании контрагенты, повторяющиеся данные удалены, а филиалы получили право самостоятельно создавать аналитику по договорам и вносить в базу только своих контрагентов. При вводе осуществляется проверка по ИНН, чтобы из бежать дублирования данных.

Обновление системы финансового планирования позволило упростить процесс согласования платежей, сократить время на проверки соответствия данных в документах, наладить четкий контроль исполнения платежей. Существенно улучшилось качество краткосрочного планирования. Кроме того, поскольку учетные системы модифицировались собственными силами, сроки работы над новой системой оказались короче, а за траты – меньше, чем пришлось бы нести при обращении к сторонним консультантам.

Виктор Шапкин , начальник отдела управленческой отчетности и ПЭО ООО «Алькор и Ко» («Л’Этуаль», «Сефора»), канд. экон. наук.

Технологическая инструкция.

На предприятии работает система заявок на платежи, которая призвана сделать жизнь предприятия более предсказуемой, снизить количество или исключить инциденты с контрагентами, вызванные несвоевременными платежами, планово и эффективно распоряжаться средствами предприятия.

В каких случаях создавать.

Заявки на платеж необходимо создавать а) для всех безналичных платежей и б) если суммарно платежи контрагенту за месяц превышают две тысячи рублей при этом выплаты производятся не из подотчетных средств. Исключение составляют платежи за поставки для конкретного клиента на СТО (поиск запчастей на СТО по городу).

Для наличных платежей общей суммой до двух тысяч рублей в месяц на одного контрагента следует использовать подотчет.

Когда (в какой момент) создавать.

Заявки на единовременные платежи необходимо создавать в момент получения информации в случае инициации платежа извне компании, либо в момент принятия решения о необходимости такого платежа.

Заявки на периодические и бюджетируемые платежи должны быть в любой момент времени введены минимум на один месяц вперед.

Объяснение свойств заявки на платеж.

От кого: для безналичных платежей заполняется агент «Счет [Название юр.лица]», если известен банк отправителя – сразу же конкретный счет в банке. Для платежей наличными – предполагаемый пункт выдачи наличных средств: либо подотчетный агент финансового управляющего, либо ящик какого-либо подразделения предприятия.

Кому: ставится агент, который должен получить платеж. Для безналичных платежей, если у агента есть несколько расчетных счетов необходимо в примечании указать на который из них необходимо перечислить средства. Ответственность за заполнение этого поля лежит на сотруднике, отдел которого отвечает за этот платеж (транспорт, бухгалтерия, поставки итп).

Приоритет:

неважный – оплатить когда будет возможность, обязательств по этому платежу у предприятия нет, планы смежных отделов от невыполнения этого платежа не нарушатся

обычный – стандартные платежи для ежедневного поддержания жизнедеятельности компании

важный – нарушение сроков именно этого платежа приведет к нарушению планов предприятия или смежных отделов. При этом оценка возможных затрат на предотвращение или преодоление рисков, вызванных нарушением сроков платежа сопоставима с 10% от суммы платежа, но не менее 1000 рублей.

критичный – нарушение сроков именно этого платежа приведет к серьезному нарушению планов предприятия или смежных отделов. При этом оценка возможных затрат на предотвращение или преодоление рисков, вызванных нарушением сроков платежа сопоставима с суммой платежа, но не менее 5000 рублей.

блокирующий – нарушение сроков именно этого платежа грозит существенными рисками деятельности предприятия в целом.

Сумма к оплате: та сумма, которую мы должны отправить . Ответственный за заявку должен ввести сумму со всеми накладными, за исключением накладных, которые относятся к другим отделам. Другими словами, не обязательно та сумма, которую должен получить агент.

Желаемый срок: самая ранняя дата для возможного совершения платежа, однако при этом не ранее, чем это требуется для обеспечения нормального процесса. Другими словами, если оплата на один день раньше не дает никаких выгод предприятию, то желаемая дата должна быть на один день позже.

Крайний срок: самая поздняя дата для возможного совершения платежа, при совершении платежа позже этой даты возможны штрафные санкции или ухудшения условий работы предприятия с контрагентом – получателем платежа.

Для платежей, по которым у предприятия нет обязательств перед сторонними агентами, желаемый и крайний срок заполняются исходя из соображений целесообразности данного платежа для предприятия. Например, при планировании рекламной акции можно рассмотреть выезд части клиентов на пикник, в этом случае логично обозначить желаемый и конечный срок теплым временем года.

Плановая дата : в момент создания заявки на платеж можно выставлять в значение желаемого срока. В зависимости от состояния документа плановую дату может изменять финансовый директор, либо ответственный за заявку.

Возникновение обязате льств: заполняется только в том случае, если у предприятия возникли обязательства перед контрагентом до совершения платежа. Например, при оплате рекламного щита предприятие может отказаться платить за него практически в любой момент до начала размещения, однако, если первого числа месяца щит уже висит, а мы еще не оплатили его размещение, то датой возникновения обязательств необходимо считать именно первое число.

Раздел «Счет» : заполняется данными счета, если таковой имеется. Этот раздел может быть удален в ближайшем будущем, как излишне сложный для заполнения.

Основание : для безналичных платежей необходимо заполнить назначение платежа ровно так, как оно будет введено в платежное поручение. Для этого ответственным за заявки на платежи необходимо выяснить правила заполнения поля «Назначение платежа» банковских платежных поручений у главного бухгалтера предприятия.

Комментарий : любые комментарии, которые помогут при работе с этой заявкой на оплату создающему, ответственному или другим сотрудникам предприятия.

Группа доступа : выставляется в соответствии с правилами для каждого отдела.

Связанные документы : должны содержать все прямые ссылки на связанные с этой заявкой на оплату документы.

Кто создает, в каких состояниях может находиться заявка и кто ответственный за заявку в каждом из состояний.

За заявки, созданные сотрудниками подразделения несет ответственность начальник подразделения.

Правила завершения.

Для безналичных платежей сотрудниками бухгалтерии готовятся платежные поручения в банк, которые подписывает финансовый директор. Для платежей наличными согласовывается касса или подотчетное лицо, которое передает требуемую сумму заявителю или контрагенту.

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ РАСЧЕТА ПЛАТЫ

И О ПОРЯДКЕ ОПЛАТЫ УСЛУГ БАНКА РОССИИ

ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАТЕЖЕЙ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ РАСЧЕТОВ

В СИСТЕМЕ ВАЛОВЫХ РАСЧЕТОВ В РЕЖИМЕ

РЕАЛЬНОГО ВРЕМЕНИ БАНКА РОССИИ

Настоящее Положение разработано на основании Федерального закона "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9, ст. 10, N 10, ст. 1151, N 18, ст. 2117), в соответствии с Положением Банка России от 25 апреля 2007 года N 303-П "О системе валовых расчетов в режиме реального времени Банка России", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 17 мая 2007 года N 9490 ("Вестник Банка России" от 25 мая 2007 года N 31) (далее - Положение Банка России N 303-П), и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 18 июня 2007 года N 13) устанавливает порядок расчета платы и порядок оплаты клиентами Банка России - участниками системы валовых расчетов в режиме реального времени Банка России, именуемой системой банковских электронных срочных платежей (далее - система БЭСП), услуг Банка России при проведении платежей и осуществлении расчетов в системе БЭСП.

Глава 1. Общие положения

1.1. В настоящем Положении термины применяются в значении, установленном в Положении Банка России N 303-П и Указании Банка России от 25 апреля 2007 года N 1822-У "О порядке проведения платежей и осуществления расчетов в системе валовых расчетов в режиме реального времени Банка России", зарегистрированном Министерством юстиции Российской Федерации 17 мая 2007 года N 9493 ("Вестник Банка России" от 25 мая 2007 года N 31).

1.2. К услугам Банка России в системе БЭСП относятся: услуги по проведению платежей клиентов Банка России - участников системы БЭСП (далее - участник системы БЭСП) на валовой основе в режиме реального времени (далее - расчетная услуга); информационные услуги Банка России в системе БЭСП, оказываемые участникам системы БЭСП (далее - информационная услуга); услуги по изготовлению и выдаче участнику системы БЭСП бумажной копии ЭПС, проведенного через систему БЭСП.

1.3. Расчетная услуга включает: прием ЭПС и его обработку; отражение суммы платежа, проведенного через систему БЭСП по банковским (корреспондентским) счетам (субсчетам) участников; составление и передачу ЭПС и соответствующих ЭСИС о списании и о зачислении сумм платежей участнику-плательщику и участнику - получателю платежа.

1.4. Информационные услуги включают предоставление участникам системы БЭСП по их запросу:

Информации - ПУР (головному офису кредитной организации) - о ликвидности для расчетов в системе БЭСП его филиалов, являющихся ПУР, и об остатках денежных средств на корреспондентских субсчетах его филиалов, являющихся ПУР;

Информации из архива электронных сообщений на соответствующие даты завершенных операционных дней системы БЭСП;

Дубликатов ЭСИС, направленных Банком России ПУР в соответствии с установленным регламентом.

1.5. Банк России вправе устанавливать плату за услуги Банка России в системе БЭСП, за исключением операций, бесплатное проведение которых установлено законодательством Российской Федерации.

1.6. Банк России вправе снижать плату за расчетную услугу в течение месяца в соответствии с величиной применяемых скидок (далее - дисконт) в зависимости от количества проведенных через систему БЭСП ЭПС участника системы БЭСП.

1.7. Тарифы за расчетные и информационные услуги, услуги по изготовлению и выдаче участнику системы БЭСП бумажной копии ЭПС, проведенного через систему БЭСП, а также величина дисконта устанавливаются Банком России и публикуются в "Вестнике Банка России".

1.8. Плата за расчетные услуги взимается с участника системы БЭСП, по банковскому (корреспондентскому) счету (субсчету) которого проводятся операции по списанию денежных средств на основании ЭПС.

Плата за информационные услуги взимается с участника системы БЭСП, направившего запрос для получения информации.

Плата за изготовление бумажной копии ЭПС взимается с участника системы БЭСП, по запросу которого изготовлена бумажная копия ЭПС, проведенного через систему БЭСП.

Глава 2. Порядок расчета платы за услуги

Банка России в системе БЭСП, составления и представления

ведомостей предоставленных услуг

2.1. Расчет платы за услуги Банка России в системе БЭСП осуществляется для каждого участника системы БЭСП в соответствии с установленными тарифами и величиной дисконта, исходя из количества проведенных через систему БЭСП платежей, количества исполненных запросов по информационным услугам, а также распечатанных бумажных копий ЭПС участников, проведенных через систему БЭСП.

2.2. На основе произведенного расчета платы за услуги Банка России для каждого участника системы БЭСП обслуживающим учреждением Банка России формируется Ведомость предоставленных Банком России услуг в системе БЭСП в соответствии с приложением к настоящему Положению (далее - ведомость).

2.3. В ведомости указываются количество и сумма проведенных за день (месяц) операций по списанию средств с банковских (корреспондентских) счетов (субсчетов) участников системы БЭСП, открытых в обслуживающих учреждениях Банка России, в разрезе балансовых счетов второго порядка, платных и бесплатных операций, а также количество предоставленных Банком России информационных услуг, количество распечатанных бумажных копий ЭПС, проведенных через систему БЭСП, и сумма платы за оказанные услуги Банка России в системе БЭСП.

2.4. Ведомость за день предназначена для информирования участника системы БЭСП о сумме начисленной платы за услуги Банка России в системе БЭСП за этот день.

2.5. Ведомость за день представляется участнику системы БЭСП обслуживающим его учреждением Банка России в электронном виде после выполнения завершающего сеанса системы БЭСП и проведения ежедневной сверки между платежной системой Банка России на уровне территориального учреждения и системой БЭСП.

Срок представления участнику системы БЭСП ведомости за день определяется договором банковского (корреспондентского) счета (субсчета).

Ведомость за день не представляется участнику системы БЭСП, если услуги Банка России были оказаны ему на бесплатной основе.

2.6. Участник системы БЭСП при получении ведомости за день вправе сверить ее с данными своего учета и при наличии разногласий обратиться в обслуживающее учреждение Банка России с письменным заявлением, составленным в произвольной форме, с указанием причин разногласий для их урегулирования.

Срок подачи указанного заявления о разногласиях по ведомости за день, а также срок и порядок их урегулирования устанавливаются договором банковского (корреспондентского) счета (субсчета).

Ведомость за день хранится в архиве обслуживающего учреждения Банка России.

2.7. Ведомость за месяц является подтверждением обязательства участника системы БЭСП по оплате услуг Банка России в системе БЭСП.

2.8. Ведомость за месяц представляется участнику системы БЭСП обслуживающим учреждением Банка России в последний рабочий день отчетного месяца после выполнения завершающего сеанса системы БЭСП и проведения ежедневной сверки между платежной системой Банка России на уровне территориального учреждения и системой БЭСП.

Способ представления участнику системы БЭСП ведомости за месяц определяется договором банковского (корреспондентского) счета (субсчета).

2.9. Участник системы БЭСП при получении ведомости за месяц вправе сверить ее с данными своего учета и при наличии разногласий обратиться не позднее срока, установленного для оплаты услуг Банка России в системе БЭСП в соответствии с пунктом 3.1 настоящего Положения, в обслуживающее учреждение Банка России с письменным заявлением, составленным в произвольной форме, с указанием причин разногласий для их урегулирования.

Ведомость за месяц хранится в архиве обслуживающего учреждения Банка России.

2.10. Ведомость за месяц не представляется участнику системы БЭСП, если услуги Банка России были оказаны ему на бесплатной основе.

2.11. Урегулирование разногласий по ведомости за месяц производится в следующем порядке.

Для урегулирования разногласий создается Согласительная комиссия из уполномоченных представителей обслуживающего учреждения Банка России и участника системы БЭСП. Представитель участника системы БЭСП указывается в заявлении участника системы БЭСП, представитель обслуживающего учреждения Банка России назначается руководителем обслуживающего учреждения Банка России в день получения заявления от участника системы БЭСП.

Урегулирование разногласий должно быть завершено не позднее 10-го рабочего дня месяца, следующего за месяцем предоставления услуг в системе БЭСП.

Выводы Согласительной комиссии оформляются актом, составленным в произвольной форме, который подписывается уполномоченными представителями участника системы БЭСП и обслуживающего учреждения Банка России.

В случае подтверждения Согласительной комиссией заявленных участником системы БЭСП разногласий обслуживающее учреждение Банка России не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления акта, осуществляет корректировку ведомости за месяц.

В случае невозможности урегулирования разногласий они подлежат разрешению в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

2.12. Ведомость за месяц, скорректированная по результатам урегулирования разногласий, передается представителю участника системы БЭСП в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем корректировки ведомости.

2.13. В случае исключения участника системы БЭСП из состава участников системы БЭСП обслуживающее учреждение Банка России направляет ему ведомость, содержащую данные о плате за фактический период оказания услуг Банком России в системе БЭСП в течение отчетного месяца.

Представление ведомости участнику, исключенному из состава участников системы БЭСП, осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем исключения.

Глава 3. Порядок оплаты услуг Банка России в системе БЭСП

3.1. Участник системы БЭСП оплачивает услуги Банка России в системе БЭСП в соответствии с ведомостью за месяц в порядке, установленном главой 4 Положения Банка России от 7 октября 2002 года N 198-П "О порядке расчета и взимания платы за расчетные услуги Банка России", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 23 декабря 2002 года N 4069, 30 сентября 2004 года N 6051, 4 сентября 2006 года N 8198 ("Вестник Банка России от 2 апреля 2003 года N 17, от 6 октября 2004 года N 59, от 13 сентября 2006 года N 51).

3.2. В случае исключения участника из состава участников системы БЭСП и отсутствия разногласий по ведомости указанный участник обязан произвести оплату услуг Банка России в системе БЭСП за фактический период проведения в течение месяца платежей через систему БЭСП платежным поручением в срок не позднее 5-го рабочего дня после дня получения ведомости.

Глава. 4. Заключительные положения

4.1. Настоящее Положение подлежит официальному опубликованию в "Вестнике Банка России" и вступает в силу с 1 июля 2007 года.

Председатель

Центрального банка

Российской Федерации

С.М.ИГНАТЬЕВ

Приложение

к Положению Банка России

"О порядке расчета платы

и о порядке оплаты услуг

Банка России при проведении

платежей и осуществлении

расчетов в системе валовых

расчетов в режиме реального

времени Банка России"

Код формы документа по ОКУД 0401360 за день/месяц _______________________________________ (наименование обслуживающего учреждения Банка России) БИК ______________________ Ведомость предоставленных Банком России услуг в системе БЭСП за "__" __________ ____ г. <1> / за __________ ____ г. <2> N ___ от "__" __________ ____ г. ___________________________________________________________ (наименование участника системы БЭСП) БИК __________________ <3> , счет _______________ <4> количество - в единицах сумма - в рублях с двумя десятичными знаками ┌───┬────────────────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬──────┬─────┬──────┐ │ N │Наименование показателя │ Платные │Бесплатные │ Всего │Начис-│Дис- │Подле-│ │п/п│ │ операции │ операции │ операций │ленная│конт │жит │ │ │ │ │ │ │плата │ │оплате│ │ │ ├──────┬────┼──────┬────┼──────┬────┼──────┼─────┼──────┤ │ │ │коли- │сум-│коли- │сум-│коли- │сум-│сумма │сумма│сумма │ │ │ │чество│ма │чество│ма │чество│ма │ │ │ │ ├───┼────────────────────────┼──────┼────┼──────┼────┼──────┼────┼──────┼─────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ ├───┼────────────────────────┴──────┴────┴──────┴────┴──────┴────┴──────┴─────┴──────┤ │ │БС 2-го порядка │ ├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ 1 │Раздел 1. Перевод денежных средств в системе БЭСП │ ├───┼────────────────────────┬──────┬────┬──────┬────┬──────┬────┬──────┬─────┬──────┤